Configurar un mensaje estándar en Hotmail

Configurar un mensaje estándar en Hotmail (Outlook.com) se refiere a la configuración de una respuesta automática que se envía de forma predeterminada cuando alguien te envía un correo electrónico, generalmente cuando estás ausente o no disponible para responder. Esta función se conoce comúnmente como respuesta automática de vacaciones o fuera de oficina.

En qué consiste

• Respuesta automática: Consiste en enviar un mensaje predefinido a las personas que te envían correos electrónicos durante un período determinado.
• Mensaje estándar: El mensaje suele incluir información sobre tu ausencia, la fecha en que estarás de vuelta, y si hay un contacto alternativo para asuntos urgentes.

Cómo se hace

1. Accede a la configuración de tu cuenta: Inicia sesión en Outlook.com y haz clic en el ícono de configuración (engranaje) en la parte superior derecha.
2. Selecciona “Ver toda la configuración de Outlook”: Desplázate hacia abajo en el menú de configuración rápido y selecciona esta opción.
3. Ve a la pestaña “Correo”: En la configuración, busca la pestaña “Correo” en el panel izquierdo.
4. Selecciona “Respuestas automáticas”: En el menú de configuración de “Correo”, selecciona la opción “Respuestas automáticas”.
5. Activa la respuesta automática: En la página de “Respuestas automáticas”, activa la opción para enviar respuestas automáticas.
6. Configura el mensaje: Define el mensaje estándar que se enviará automáticamente. Puedes especificar el mensaje para los contactos dentro y fuera de tu organización (si es relevante).
7. Establece el periodo de tiempo: Configura las fechas de inicio y fin para las respuestas automáticas. También puedes configurar una respuesta indefinida si no quieres establecer un periodo de tiempo específico.
8. Guarda la configuración: Una vez configurada la respuesta automática, guarda los cambios.

Para qué sirve

• Informar sobre tu ausencia: Permite notificar a los remitentes que estás fuera o no disponible para responder de inmediato.
• Proporcionar alternativas: Puedes incluir información de contacto alternativa para asuntos urgentes.
• Gestionar expectativas: Los remitentes sabrán cuándo esperar una respuesta de tu parte.

Ventajas

• Comunicación clara: Los remitentes saben que estás ausente y cuándo esperar una respuesta.
• Evita expectativas erróneas: Los remitentes no esperan una respuesta inmediata si reciben tu mensaje automático.
• Profesionalismo: Muestra una imagen profesional al mantener a los remitentes informados.

Desventajas

• Falta de personalización: Las respuestas automáticas son estándar y pueden no abordar cuestiones específicas de cada remitente.
• Posibles molestias: Los remitentes pueden recibir respuestas automáticas incluso cuando no las necesitan o esperan.

Problemas y errores

• Configuración incorrecta: Configurar fechas o mensajes incorrectamente puede llevar a respuestas automáticas no deseadas o no enviadas.
• No actualizar: No actualizar tu mensaje automático después de volver puede dar lugar a confusión en los remitentes.

Seguridad

• Evita información sensible: No incluyas datos personales o información sensible en tus respuestas automáticas.
• Configura para contactos conocidos: Configura respuestas automáticas solo para tus contactos si prefieres no notificar a desconocidos de tu ausencia.

Información adicional

• Personalización: Si tienes múltiples cuentas de correo, puedes configurar respuestas automáticas personalizadas para cada una.
• Prueba el mensaje: Antes de activarlo, envíate un correo de prueba para asegurarte de que el mensaje es correcto y está configurado adecuadamente.
• Verifica con frecuencia: Asegúrate de revisar y actualizar tu mensaje estándar según sea necesario para mantenerlo relevante.

Configurar un mensaje estándar o respuesta automática en Outlook.com puede ayudarte a gestionar las expectativas de los remitentes cuando estás ausente o no disponible para responder de inmediato. Asegúrate de configurarlo adecuadamente y revisarlo periódicamente para mantener una comunicación clara y profesional.